Fotoprotocol LTC Hoogvliet
Inachtnemend de grondslag gerechtvaardigd belang voor verenigingen, geldt dat Tennisverenigingen mogen filmen en foto’s maken bij bijvoorbeeld evenementen en deze plaatsen op de website zonder uitdrukkelijke toestemming.
LTC Hoogvliet hanteert een fotoprotocol voor het plaatsen van foto’s op de website van LTC Hoogvliet, in nieuwsbrieven en voor social media zoals facebook.
In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan LTC Hoogvliet zich houdt als het gaat om foto’s van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen. Pasfoto’s van de leden die zich hebben aangemeld als lid van de vereniging worden volgens de richtlijnen van de KNLTB in KNLTB club opgenomen.
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol.
1. Maken van foto en video opnames
1.1. Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie mogen/kunnen foto- en video opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
1.2. Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
1.2.1. Wedstrijden en (officiële) toernooien;
1.2.2. Verenigingsactiviteiten; (Zoals: Toernooien, Competitie en Evenementen en Trainingen).
1.2.3. Tijdens trainingen.
1.3. Binnen LTC Hoogvliet is het niet toegestaan foto’s en of opnames te maken in of om de kleedruimtes.
2. Bewaking privacy gebruik van opnamen
2.1. LTC Hoogvliet draagt uitsluitend verantwoordelijkheid voor de foto’s en video’s die geplaatst worden op de website, nieuwsbrieven en facebook.
2.2. Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website, nieuwsbrieven en/of en/of facebook en/of Twitter en/of voor gebruik in KNLTB club wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
2.3. Door een trainer en/of coach en/of teamcaptain kan gevraagd worden filmopnames te maken van zijn team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach en/of teamcaptain aangewezen personen. Gedeelten van de opnamen kunnen gebruikt worden voor de website;
2.4. In alle andere gevallen van foto- en video opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur.
2.5. Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur. Deze personen komen dan op een lijst te staan, waarmee rekening gehouden wordt bij het plaatsen van foto’s op de website. Dit bezwaar kan ook weer worden herroepen.
3. Gebruik website/social media
3.1. LTC Hoogvliet beheert de website www.ltchoogvliet.nl en de facebookpagina: https://www.facebook.com/TennisLTCHoogvliet en Twitter: https://twitter.com/LTCHoogvliet
3.2. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de tennisvereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden;
3.3. Facebook heeft een promotiefunctie en is gericht op buitenstaanders.
3.4. Binnen LTC Hoogvliet bestaan er geen officiële WhatsApp (groepen). Het bestuur is niet verantwoordelijk voor wat er binnen WhatsApp (groepen) gebeurt die de naam LTC Hoogvliet dragen of zeggen gerelateerd te zijn aan LTC Hoogvliet.
3.5. Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website en facebook berust bij LTC Hoogvliet. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging;
3.6. Er worden geen foto’s van individuen geplaatst op de website, in de nieuwsbrieven en op facebook van LTC Hoogvliet, als de ouders/lid bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur minimaal twee a drie kinderen op een foto;
3.7. LTC Hoogvliet plaatst geen foto’s waar mensen raar/gênant op staan. Tenzij hier toestemming voor is gevraagd. Mocht een persoon des ondanks toch vinden dat hij/zij hier beschamend opstaat dan zal deze foto op verzoek worden verwijderd. De commissie Communicatie is hier verantwoordelijk voor en het bestuurslid Functionaris Gegevensbescherming is eindverantwoordelijk.
3.8. Als ouder/verzorgers problemen heeft/hebben met een foto of foto’s dan kan in overleg met deze persoon besloten worden de foto’s te verwijderen;
3.9. Het bestuur is en blijft alleen eindverantwoordelijk voor de eigen LTC Hoogvliet-website, de nieuwsbrieven en voor de eigen LTC Hoogvliet facebook-pagina;
4. Het gebruik van persoonlijke gegevens
4.1. Achternamen worden alleen geplaatst in het kader van nieuws.
4.2. Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd.
5. Sancties
5.1. Indien zich een incident voordoet zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan en disciplinaire maatregelen treffen met de mogelijkheid om dit ook te melden aan betreffende instanties. Betrokken ouders worden direct geïnformeerd.
Voor vragen of bezwaar kunt u terecht op emailadres [email protected]
Versie 1, 21 mei 2018, Protocol fotobeleid en borging privacy
